Datenschutz Papierakten DSGVO
Was tun mit Papierdaten!
Datenschutz – das hat nicht nur etwas mit elektronischen Daten zu tun! Daher müssen
DSGVO Daten auf Papier im Ergebnis voll mit einbezogen werden. Deshalb bitte auch diese (Papier) Daten mit im Fokus behalten..
Entgegen der allgemeinen Annahme nimmt Papier im Büro noch immer einen großen Stellenwert ein. Daher muss auch die Datenschutz-Grundverantwortung hier Anwendung finden. Das geschieht In der Weise, dass die DSGVO auch
u.a. für die „nicht automatisierte Verarbeitung“ personenbezogener Daten
(Art. 2 Abs. 1 DSGVO) gilt.
Allerdings trifft das nur zu, wenn die Daten „in einem Dateisystem“ gespeichert
sind oder gespeichert werden sollen (Art. 2 Abs. 1 DSGVO). Das Datensystem erfasst
jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind“ (so Art. 4 Nr. 6 DSGVO). Damit gilt nach der DSGVO, dass nicht nur Daten in der EDV, sondern auch Akten oder Aktensammlungen sowie
ihre Deckblätter“ sehr wohl in den Anwendungsbereich der DSGVO fallen. Hier gilt ebenfalls, dass diese Sie nach bestimmten Kriterien geordnet (Erwägungsgrund
13 Satz 3 zur DSGVO) sein müssen.
Fazit: Berge von ungeordneten Notizzetteln oder andere Papierhaufen ohne jede Struktur sind der DSGVO gleichgültig.
Dagegen fallen Hängeregistraturen, in Ordnern sorgfältig sortierte Unterlagen und jegliche Aktensammlungen in vollem Umfang in den Anwendungsbereich der DSGVO. Hieraus folgernd gibt es eine ganze Reihe von Konsequenzen.
Der Datenschützer
Datenschutz in der Kanzlei des Insolvenzverwalters!
externer Datenschutzbeauftragter Stuttgart > Hamburg